Archivología al servicio de la gestión
Recuperar y clasificar
El Consejo de Médicos está realizando un trabajo que demandará un año para identificar, clasificar y almacenar documentos hallados en la antigua sede de Obispo Trejo y otros, que se habían acumulado sin criterio de organización. Contar con archivos actualizados es fundamental en una institución como la nuestra
Con el objetivo de sumar eficiencia a la gestión de información, activo clave de una entidad deontológica y de acompañamiento profesional, el Consejo de Médicos de la Provincia de Córdoba está realizando una tarea de revisión de documentos sin clasificación que fueron hallados en la antigua sede de la calle Obispo Trejo y otros, que se habían acumulado sin criterio de organización.
Este material está en diferentes soportes –como papel y audiovisual– y para la tarea de organizarlo se incorporó al equipo por el plazo inicial de un año a una profesional de la carrera de Archivología de la Universidad Nacional de Córdoba, al tiempo que se adquirió mobiliario específico para el almacenamiento sistematizado.
A cargo de la tarea se encuentra Florencia Romero, quien es Técnica Profesional Archivera y está terminando la Licenciatura en Archivología, quien cuenta con amplia experiencia en esta labor, por ejemplo, en el Archivo Histórico Municipal de Villa María y en proyectos de investigación.
Romero cuenta que el proceso que se encaró incluye la identificación de documentos, determinación de procedencia, grado de conservación y valor para ser conservados o no, entre otros aspectos. Tras la identificación, fueron separados por series y por grupos documentales, tras lo cual fueron almacenados en las nuevas estanterías móviles para facilitar el acceso.
Entre las categorías utilizadas para clasificar los materiales hallados se utilizaron las de “activo”, “inactivo” e “histórico”, utilizadas sobre todo para legajos.
“Es importante ordenar para el recupero”, explica Romero quien realizó un trabajo lento, pero constante para obtener los resultados deseados, tarea nada sencilla si se tiene en cuenta que había hasta 14 copias de un mismo documento y que también había situaciones en las que el material estaba en cajas sin rotular.
Consultada sobre si el destino final es la digitalización, explica que sí, pero no para suplantar otros soportes físicos tradicionales, sino para sumar a ellos, con el fin de prevenir pérdidas o desgaste.
“Este trabajo no se realiza sólo para poder mantener un orden, una organización, sino también para posibilitar inmediatez en el acceso al material, algo requerido para optimizar la gestión y la administración de una institución”, señala.
“La búsqueda en archivo no debe ser por intuición, sino por criterios internacionales. Además, también es posible desprenderse de documentos que no deben ser resguardados, lo cual permite sumar espacio físico, porque la archivología también se ocupa de establecer la inactividad de los documentos”, añade.
Entre los hallazgos realizados, Romero destaca los relacionados con ciclos de Cine Científicos que se realizaban en el Consejo, en la anterior sede, incluidas las carpetas que se entregaban a los espectadores.
